Los 7 ‘pain points’ en el transporte antes de implementar un TMS
Es habitual que cuando nos contactan empresas para hacerles una consultoría de transporte nos comenten alguno de los ‘pain points‘ más comunes que puede sufrir la logística en una empresa. Suelen tratarse de situaciones en las que una empresa ha gestionado en los últimos años su cadena de suministro «como siempre se ha venido realizando» pero lo que ha cambiado significativamente es el tamaño de negocio, su expansión geográfica, los volúmenes de transporte bajo la gestión de los equipos, etc… Ese es el punto en que una buena planificación logística basada en la experiencia del equipo deja de ser óptima y una solución tecnológica complementa a los equipos humanos para aportar la optimización a gran escala del transporte.
Si reconoces una o varias situaciones siguientes, es posible que sea el momento para realizar la implementación de un TMS (Transportation Management System) y empezar a optimizar los procesos logísticos y de transporte de tu empresa.
1. Costos de transporte demasiado altos
Falta de optimización en rutas: Cuando los equipamientos disponibles no están siendo utilizados a su máxima capacidad según los pedidos a transportar, se generan costos innecesarios debido a rutas ineficientes, lo que resulta en mayor consumo de combustible y tiempo del personal. Se destinan más recursos por no tener un conjunto de rutas optimizadas que podrían absorber más volumen.
Sobrecargos y penalizaciones: Las empresas enfrentan penalizaciones en tarifa por entregas tardías o errores en los pedidos. Planificar y ejecutar de forma eficiente el transporte genera no verse obligado a hacer uso de los sobrecargos ocultos que los transportistas externos nos exigen cuando incumplimos alguna de sus procedimientos estándares.
Dificultad para negociar tarifas: Falta de visibilidad y datos históricos para negociar mejores tarifas con transportistas. El coste de flotas dedicadas o externas suelen estar negociadas o aprobado el gasto por personal que no planifican el transporte de la empresa y desconoce el día a día y las necesidades reales. Esto crea un ‘gap’ de control entre las tarifas que se firman y los servicios necesarios para la operativa de transporte.
2. Visibilidad limitada y falta de control
Poca trazabilidad: La empresa no sabe en tiempo real dónde están sus envíos o cuándo llegarán. La falta de información para dar una respuesta a un cliente que nos pide dónde se encuentra su pedido y cuando lo recibirá crea tensiones innecesarias en el negocio que dan la sensación de un descontrol importante en la cadena de suministro.
Mala comunicación con transportistas: La coordinación entre diferentes partes involucradas es confusa y poco efectiva. Se pierden oportunidades por no contactar con ellos antes de un transporte o durante la entrega de una carga.
Falta de métricas: No hay acceso a datos centralizados o indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir la efectividad del transporte. La empresa confía en que el transporte funciona bien pero no tiene un panel de control en el que puede detectar áreas de mejora.
3. Procesos manuales e ineficientes
Uso de correos electrónicos, hojas de cálculo o macros: Los procesos manuales son propensos a errores humanos y consumen demasiado tiempo. Tienden a crear descuidos, ineficiencias o cuando una persona se ausenta de su puesto de trabajo ya no funciona correctamente el proceso.
Duplicidades de trabajo: Falta de integración entre sistemas, lo que genera tareas redundantes. Varios empleados descoordinados en los distintos centros de distribución de la cadena de suministro.
Retrasos en la planificación: Cuando la gestión de transporte no es ágil, lo que afecta la capacidad de respuesta ante cambios.
En ocasiones hay empresas que mantienen sus procesos históricos aún cuando ha crecido exponencialmente el volumen de pedidos que se debe gestionar.
Cuando planifica una persona, esta suele tener sus propias preferencias individuales que pueden no estar alineados a la estrategia de transporte de la compañía.
4. Experiencia negativa del cliente
Entregas no fiables en tiempo o erróneas: Sin un sistema eficiente, las empresas tienen dificultades para cumplir con las expectativas de sus clientes.
Falta de actualizaciones: Los clientes no reciben notificaciones precisas sobre el estado de sus pedidos, lo que afecta la confianza.
Problemas en devoluciones: Procesos desordenados para manejar devoluciones, que afectan la percepción del servicio.
5. Escalabilidad limitada
Dificultades para manejar volúmenes crecientes: Los sistemas existentes no soportan un aumento en la demanda. Hay picos de transporte para los que no están preparados para mantener la agilidad en la cadena de suministro o el volumen a gestionar ha incrementado tanto que la optimización ha caído consecuentemente.
No hay flexibilidad: Las empresas no pueden adaptarse rápidamente a cambios en su red de transporte o en las demandas del mercado.
6. Desafíos regulatorios
Cumplimiento normativo: Es complicado mantenerse al día con las regulaciones locales e internacionales. Mover mercancía a distintos países genera mucha carga de trabajo para cumplir las normativas del país de destino.
Documentación incorrecta o incompleta: Falta de un sistema centralizado para gestionar documentos relacionados con el transporte.
7. Falta de integración con otros sistemas
ERP y WMS desconectados: Las empresas tienen dificultades para sincronizar su gestión de transporte con otros sistemas clave de planificación y control de gestión de la empresa.
Flujo de información fragmentado: Disponer de distintas herramientas pero para tener una imagen completa de la situación se deben realizar estandarizaciones de forma manual. Esto resulta en retrasos y datos inconsistentes.
La implementación de un TMS puede abordar estos problemas al proporcionar visibilidad, eficiencia, y herramientas analíticas que transforman los procesos logísticos, reduciendo costos y mejorando la experiencia del cliente. ¿Quieres profundizar en cómo un TMS resuelve alguno de estos puntos?
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