El proceso paso a paso para implementar un TMS
Implementar un TMS (Transportation Management System) es la inversión tecnológica para el transporte más eficiente. Ayuda a tu empresa a reducir costes, mejorar servicio y ganar visibilidad en la cadena de transporte. Pero hacerlo bien exige un proceso estructurado: desde entender necesidades hasta dejar el sistema en producción con gobernanza clara.
A continuación tienes una guía rápida, pensada para empresas que están a punto de iniciar este viaje, desgranada fase por fase, con entregables, roles, criterios de evaluación y errores habituales.
1. Preparación interna: TMS ¿Por qué y Para qué?
Objetivo: Alinear la organización, objetivos y recursos antes de invitar proveedores.
Qué hacer
- Definir objetivos deseables y realistas. ej. “Reducir coste del transporte anual un 8%” o “Reducir el tiempo de planificación un 60%”.
- Identificar stakeholders (operaciones, IT, logística, negocio, finanzas, compras, procurement) y nombrar un sponsor ejecutivo y un responsable de proyecto (PMO).
- Recoger métricas actuales y fieles: coste por km/pallet, coste anual de transporte, tiempo de planificación, % de cargas consolidadas.
- Establecer presupuesto orientativo y un horizonte temporal.
Entregables
- Documento de objetivos & KPIs.
- Equipo de proyecto y gobernanza.
- Calendario inicial del proyecto.
Errores frecuentes
- No implicar a IT o Dirección general desde el inicio.
- Objetivos vagos o contradictorios entre áreas.
2. RFI: Recolección inicial de capacidades
Objetivo: Filtrar proveedores en función de capacidades generales y encaje estratégico. Recopilar información preliminar sobre capacidades que desconocíamos y nos pueden interesar.
¿Qué contiene un buen RFI?
- Información general de la empresa (volumen, países, tipos de transporte).
- Requisitos de alto nivel: ejecución, planificación, visibilidad, integraciones ERP/WMS/telemática, reporting, módulos (financieros, tarificación, freight audit), solución Cloud/On-prem.
- Requerimientos regulatorios (aduanas, digitalización de documentos).
- Soporte y SLA deseados.
- Referencias y casos similares.
Cómo evaluar
- Criterios de cumplimiento (yes/no), ajuste funcional, experiencia sectorial, presencia local/soporte 24×7.
- Pedir demo genérica al vendor más atractivo para conocer todas las funcionalidades posibles.
Entregables
- Listado de 4 a 6 proveedores para avanzar a discovery/RFP.
Errores
- Pedir demo completa a varios vendors en fase RFI (demasiado temprano).
3. NDA (Acuerdos de confidencialidad)
Objetivo: proteger información sensible antes de compartir datos operativos y recibir propuestas.
Qué hacer
- Preparar NDA estándar (legal/comercial) que cubra: datos compartidos, duración, uso, exclusiones, responsables.
- Firmarlo con los proveedores que participen desde las primeras fases (RFI/RFP/discovery).
Entregables
- NDA firmado por cada proveedor participante.
Consejo
- Evita NDAs demasiado restrictivos que impidan pruebas o pilotos; busca equilibrio.
4. Discovery sessions: Entender en profundidad la operación
Objetivo: que proveedor y cliente compartan operation maps para detectar gaps y diseñar solución ajustada.
Qué son
- Workshops (presenciales o virtuales) con stakeholders operativos: planificación, operaciones, compras, facturación, IT.
- Revisión de flujos: desde la orden de compra hasta la factura del transporte.
- Identificación de reglas de negocio (prioridades, restricciones de carga, ventanas horarias, restricciones de vehículos).
Formato recomendado
- 1–2 días por área clave + sesión de consolidación.
- Documentar procesos (as-is) y objetivos (to-be) con diagramas y ejemplos reales.
Entregables
- Documento de discovery: procesos, excepciones, prioridades, impactos IT.
- Lista priorizada de requerimientos funcionales y técnicos.
Consejo
- Graba o documenta con detalle; esas sesiones alimentarán el RFP y las pruebas.
5. Requisitos (Requirements Specification)
Objetivo: transformar el conocimiento del discovery en un documento claro y testable.
Estructura sugerida
- Requisitos funcionales (planificación multi-stop, optimización, asignación de recursos).
- Requisitos no funcionales (seguridad, rendimiento).
- Integraciones (ERP, TMS carriers, telemática, EDI/API).
- Datos maestros y calidad requerida (formatos, frecuencia).
- Requerimientos de proyecto: fases, recursos, formación.
- Criterios de aceptación y UAT (user acceptance testing).
Tip
- Prioriza con MoSCoW (Must/Should/Could/Won’t) para negociar alcance.
Entregables
- Especificación de requisitos firmada.
6. RFP: Solicitud formal de propuestas
Objetivo: pedir propuestas detalladas y comparables a la shortlist.
Qué incluir en el RFP
- Resumen ejecutivo y contexto.
- Requisitos funcionales y técnicos (anclados a MoSCoW).
- Alcance del proyecto, timeline objetivo, modelo de pricing (licencias SaaS vs. on-prem, servicios de implementación, soporte).
- Formato de respuesta: demos, pruebas, referencias, equipo propuesto.
- Criterios de evaluación y ponderación (funcionalidad 40%, coste total 25%, plan de implementación 20%, experiencia sectorial 10%, SLA 5% por ejemplo).
- Plantillas para pricing y TCO (3–5 años).
Proceso
- Plazo razonable para respuestas (2–4 semanas según complejidad).
- Posibilidad de Q&A con fecha límite.
Entregables
- Propuestas estructuradas y comparables.
Errores
- No pedir TCO completo (incluye mantenimiento, integraciones, cambios por inflación).
7. Evaluación de propuestas y demos
Objetivo: comparar objetivamente y validar capacidades con demos y pruebas.
Qué hacer
• Revisar propuestas contra la matriz de requisitos.
• Solicitar demo enfocada en procesos críticos (escenario basado en datos reales).
• Si es posible, pedir acceso temporal a un entorno sandbox para pruebas.
• Evaluar referencias (clientes similares, casos de éxito).
Herramientas útiles
• Matriz de scoring con puntajes por requisito.
• Pruebas de aceptación (UAT) predefinidas.
Entregables
• Shortlist final: 1–2 finalistas.
• Feedback documentado para cada proveedor.
8. Negociación y selección
Objetivo: cerrar condiciones comerciales y contractuales favorables.
Puntos clave a negociar
- Precio y modelo (SaaS: coste por usuario/transacción; on-prem: licencias + mantenimiento).
- Alcance de implementaciones incluidas y coste por cambios.
- SLA y penalizaciones por indisponibilidad.
- Propiedad y acceso a datos, exportabilidad.
- Roadmap del producto y compromiso de soporte para integraciones críticas.
- Condiciones de rescisión y cláusulas de salida (data extraction).
Consejo
- Asegura cláusulas de éxito (hitos, aceptación) y fases de pago ligadas a entregables.
- Negocia formación y primeras mejoras incluidas.
Entregables
- Contrato firmado + anexo técnico.
9. Implementación: gobernanza y fases
Objetivo: desplegar el TMS minimizando impacto operativo y cumpliendo objetivos.
Fases típicas
- Kick-off y gobernanza: confirmar equipo, roles, plan detallado y riesgos.
- Diseño detallado (to-be): parametrización, reglas de negocio, mapping de datos.
- Integraciones & Migración de datos: ERP, WMS, carriers, telemática. Pruebas unitarias y de integración.
- Configuración y personalizaciones: tarifas, rutas, plantillas de documentos.
- Pruebas: test funcional, integración, rendimiento y UAT con escenarios reales.
- Formación: train-the-trainer + formación operativa.
- Pre-producción / Piloto: ejecutar cargas reales en paralelo (shadow mode) si posible.
- Go-live: lanzamiento por oleadas o big-bang según riesgo.
- Hypercare: soporte intensivo 4–8 semanas post-lanzamiento.
- Transferencia a operaciones y mejora continua: governance para cambios y roadmap.
Roles esenciales
- Sponsor ejecutivo, PM interno, Product Owner, IT lead, Superusuarios operativos, Equipo proveedor (PM, consultores, integradores).
KPIs durante implementación
- Cumplimiento de hitos (%), defectos abiertos, tiempo medio de resolución, exactitud de datos tras migración, tiempo de ejecución de planning.
Errores a evitar
- Saltarse pruebas con datos reales.
- Falta de usuarios clave en UAT.
- Integraciones mal definidas (causa principal de retrasos).
10. Medir éxito y gobernanza post-go-live
Objetivo: asegurar que el TMS genera el beneficio esperado y evoluciona con la operación.
Qué revisar
- Medir KPIs predefinidos vs. baseline a 30/60/90/180 días.
- Revisiones de roadmap trimestrales con proveedor.
- Procedimiento de gestión de cambios y control de versiones.
- Formación continua y KPI dashboards para operaciones y dirección.
Recomendación
- Establece un Business Value Review a 3/6/12 meses para cuantificar ahorros y mejoras.
- Contrato un soporte especializado en la solución TMS el primer año. Hasta que tus planificadores estén habituados al TMS surgirán dudas e incidencias que un servicio de Soporte TMS te resuelve y ayuda a que tu equipo aprenda.
Conclusiones
La implementación de un TMS es más que comprar una licencia: es un proyecto de cambio operacional y tecnológico. El éxito reside en combinar una buena preparación interna, un proceso riguroso de selección (RFI → discovery → RFP), y una implementación guiada por pruebas reales, gobernanza clara y métricas. Si tu objetivo es ganar visibilidad, reducir costes y mejorar el servicio, sigue estas fases y prioriza la colaboración entre operaciones e IT desde el minuto cero.
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